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  • 商务电子邮件的写作礼仪

    发布:IT培训 来源:求职指导 时间:2014-12-29

  • 在网络时代,电子邮件作为职场人常用的沟通方式,提供着便捷和高速的服务。职场人每天要面对大量需要接收和发送的电子邮件,能简单明确传达信息的邮件当然能为提高工作效率做出贡献。不过,想做到这点,得先学习邮 的写作礼仪。

    想写好电子邮件,一定要先明确写邮件的目的。通常商务电子邮件的写作目的有四点,也就是:1、需要对方做什么。2、需要说明什么。3、是否附带文件。4、陈述观点和分享心得。目的明了后,思路才会清晰。

    那么,一份好的电子邮件具体要怎么写?

    一、标题

    1、标题空白是写商务电子邮件的大忌,不仅失礼还容易让邮件被忽略掉。写邮件的第一步,就要确定标题。

    2、完美的邮件标题应是简短明了有内容的,意思要同邮件主旨大意相同,让收件人能够一望可知。

    3、标题中尽量注明邮件来源,让收件人可以大致判断邮件的目的性。

    4、如果是紧急邮件,为了引人注意可以适当注明“紧急”的字样。

    5、标题切不可出现错字或语句不通的情况。

    二、称呼和问候语

    1、电子邮件和传统信件的写作是相同的,邮件的开头也要对收件人加以称呼,但要拿捏好称呼的尺度。如果对方有明确的职务,那么应该按照职务尊称对方,如果职位不够明确,可以用某先生,某小姐代称,称呼的格式是要写 第一行定格的位置写。

    2、开头和结尾处的问候语也不能忽略。“你好”或“您好”都是常见开头问候语,这时,通常写在称呼的下一行空两格处。也可以使用“Hi”,并连同称呼一同写在第一行定格的位置。结尾处的问候常见的有“此致敬礼”、“ 工作顺利!”等,格式和常规信件相同。

    三、正文

    1、要先表明身份。如果是熟人间的信件可以忽略此步骤,但是若对方与你不熟悉那么应该先说明自己的身份,也就是姓名以及所属的部门或公司。这不仅是对收件人的尊重,还能让他顺利理解你来信的本意。此外,如果是工作 箱,最好是能够设置签名档。

    2、正文以(1、2、3)或(A、B、C)的段落形式呈现,复杂的事情看起来也会更加有条理。邮件的撰写应遵循由上而下的重点,就是说,重点问题要在第一段中体现。每段尽量简短,几个字说清的事情绝不用一句话来代替。慎用生僻字 、异体字。

    3、如有附件可以在正文中做提醒,文字写在正文结束后的位置,例如“××文件在附件中,请查收”之类,如有必要允许把文字做标红处理。

    4、注意正文的语气,要比口语对话稍微正式一点,商务电子邮件中“谢谢”,“请”等字样不能缺少。邮件中不可出现代表语气的“小符号”,“小表情”,这在商务邮件中显得不够严肃。

    5、邮件正文写好后要仔细确认,最好一次性把全部内容说清,尽量避免再发邮件进行补充。

    四、收件人和抄送人

    收件人的位置要填的是你主要发送的人的地址,一个或多个都可以。抄送人的位置要填的是信息也需要告知的相关人,比如领导,也可以不填。两者实际上没有功能上的大的区别,但是还是有所指的,主要是收信人的主次区分

    请示性的邮件一般只有一个收件人,其他需要知晓的人应当采用抄送形式。不相关的人一定不可随意抄送,抄送范围得当,有助于事件的推进,否则会造成不必要的人力、物力的浪费。

    五、回复邮件

    如果是回复别人的邮件,邮件的标题要采用对方标题的主旨回复,有助于整个沟通进行的顺畅和清晰。

    电子邮件的礼仪是传统信件礼仪的一种延伸,但性质又不完全等同于传统信件。商务电子邮件作为工作社交的一种存在形式,是职场人要经常接触和使用的,学会掌握其中的技巧和礼仪,是树立职场形象的一种方法,同时也能 免很多不必要的冲突和麻烦。

     

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